可以從以下幾個(gè)方面去分析會(huì)展的作用。
一、展示最新成果，交流市場(chǎng)信息
在科技飛速發(fā)展的現(xiàn)代化社會(huì)中，信息傳播手段日新月異。企業(yè)可以通過(guò)各種媒介、載體等渠道去推介自身及其產(chǎn)品，這些渠道包括電視、廣播、報(bào)紙、刊物及互聯(lián)網(wǎng)等。但是時(shí)至今日，新的傳播手段一直沒(méi)有取代展覽會(huì)——這個(gè)古已有之的流通方式和傳播載體。有人把展覽會(huì)比喻為“立體廣告”，其必定很有道理。
展覽會(huì)的交流和宣傳是綜合性的。尤其是在展示新成果、新產(chǎn)品時(shí)，又有一種人性化溝通的親和力，可以讓受眾近距離直觀其物。
首先，參展單位應(yīng)在展覽會(huì)中擁有一席之地，建有展臺(tái)，擺放、陳列著自己的產(chǎn)品，可大張旗鼓展示、宣傳。同時(shí)派有工作人員，面對(duì)面向觀眾講解，演示新技術(shù)的優(yōu)越性能?；蛘咴偻ㄟ^(guò)錄像、幻燈、投影、散發(fā)資料等方式，更全面地介紹公司情況和產(chǎn)品特色。此時(shí)的展臺(tái)完全像一個(gè)獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)，還可以約見(jiàn)客人、洽談生意，自成一統(tǒng)，靈活機(jī)動(dòng)，從容不迫地組織活動(dòng)，合理合法地安排宣傳。除此以外，參展廠商也可走出自己的展臺(tái)，參觀、體會(huì)整個(gè)展覽會(huì)的氣氛。同一時(shí)間、同一地點(diǎn)全面了解世界各地的新技術(shù)、新產(chǎn)品，從中觸摸預(yù)見(jiàn)市場(chǎng)和技術(shù)發(fā)展的脈搏及走勢(shì)，是了解地區(qū)和國(guó)際信息的難得的機(jī)遇和經(jīng)歷。
如果是采購(gòu)商，大可眼觀六路、耳聽(tīng)八方，貨比三家之后選擇合適的產(chǎn)品，還可能獲得優(yōu)惠價(jià)格及其他相關(guān)服務(wù)。如果你是科研工作者，眼前這個(gè)琳瑯滿目的展品世界，是了解新的技術(shù)成就的絕好窗口。隨意觀察、揣摩，了解自己感興趣的產(chǎn)品，開(kāi)拓思路、啟迪創(chuàng)新。技術(shù)人員更是得天獨(dú)厚、如魚(yú)得水。這里能看到平時(shí)很難見(jiàn)到的先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，或許可以心有靈犀一點(diǎn)通，獲得大量有用的信息，有所發(fā)明、有所創(chuàng)造。而在綜合性展覽會(huì)中，徜徉于大廳之內(nèi)的一般觀眾總是屢見(jiàn)不鮮，他們也是樂(lè)此不疲，各得其所，或流連于光怪陸離的展臺(tái)之間，了解珍聞趣事，或駐足在精美的設(shè)備之前，感受科學(xué)技術(shù)的魅力，欣賞美好的生活。總而言之，展覽會(huì)像一個(gè)大課堂、一本百科全書(shū)，不同的人都可以獲得滿足、知識(shí)和樂(lè)趣。其承載的展示、宣傳、廣告、傳播等功能，確實(shí)令其他媒介望塵莫及。
二、樹(shù)立企業(yè)形象，贏得銷售市場(chǎng)
初期的或初級(jí)水平的展覽會(huì)，參展者一般是采用租賃攤位的方式參加。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)展位的布局為：占地9平方米，三面有展墻，一面向觀眾，配有桌子、椅子、燈具、電源插座等。展商就在此小天地內(nèi)組織活動(dòng)、展示產(chǎn)品，能滿足參展者的基本要求。大的展商如果覺(jué)得面積不夠用，可以再租幾個(gè)展位，空間大一些。隨著時(shí)代的發(fā)展，展覽觀念的轉(zhuǎn)變，以及現(xiàn)代建筑、裝飾材料和電子、燈光、音響技術(shù)的不斷出現(xiàn)，原先那種千篇一律的標(biāo)準(zhǔn)展位已明顯落后，如展覽會(huì)上的特殊裝修乘機(jī)而入，大出風(fēng)頭。采用新型鋼架結(jié)構(gòu)、鋁型板材，并結(jié)合光學(xué)、美學(xué)、環(huán)境學(xué)、色彩學(xué)等多種技術(shù)的個(gè)性化設(shè)計(jì)和展臺(tái)建筑相繼出現(xiàn)在大型國(guó)際展覽會(huì)上，讓人耳目一新，而且相互攀比之風(fēng)愈演愈烈。特別是幾個(gè)大公司、大企業(yè)、跨國(guó)集團(tuán)出現(xiàn)在同一個(gè)展覽會(huì)上時(shí)，展覽現(xiàn)場(chǎng)就像運(yùn)動(dòng)會(huì)賽場(chǎng)一樣，個(gè)個(gè)爭(zhēng)先恐后，不甘遜色，欲與對(duì)手一比高低。不僅僅在展品上刻意挑選，力爭(zhēng)高人一籌，同時(shí)也要在展臺(tái)設(shè)計(jì)和裝修方面標(biāo)新立異。真可謂八仙過(guò)海，各顯其能。用意就是引人注目，借機(jī)展示企業(yè)的實(shí)力，樹(shù)立公司的形象。
只要企業(yè)形象在展覽會(huì)上大放異彩，取得了用戶的信賴，贏得了銷售市場(chǎng)，獲得了豐厚的訂單及合同和合作意向，那么，接踵而來(lái)的就是滾滾財(cái)源。在展覽會(huì)的活動(dòng)之中，還有許多展示實(shí)力、樹(shù)立形象的方式和方法，如散發(fā)資料、贈(zèng)送禮品、請(qǐng)客吃飯、游覽觀光、觀看節(jié)目演出等，都是不容忽視、不可錯(cuò)過(guò)的環(huán)節(jié)。老謀深算的公司經(jīng)營(yíng)者每每要精心安排，發(fā)揮每種形式的潛力，為公司所用。
三、結(jié)交新老朋友，擴(kuò)大國(guó)際交往
國(guó)際展覽事業(yè)發(fā)展到今天，其影響范圍早已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了經(jīng)濟(jì)、貿(mào)易領(lǐng)域，廣泛涉及科學(xué)、文化、歷史、外交、政治諸多方面。世界上著名的博覽會(huì)、展覽會(huì)不僅將人類各種文明新成果、新產(chǎn)品、新工藝會(huì)聚到一地，展示教育公眾，而且也將全球的優(yōu)秀企業(yè)家，公司決策人、領(lǐng)導(dǎo)人，甚至國(guó)家元首、政府要員召集到一起，共商大計(jì)，密切接觸，構(gòu)建起一個(gè)高層次國(guó)際交流的大平臺(tái)。
“結(jié)交新朋友，不忘老朋友”，這是貿(mào)易界的一句老話。展覽會(huì)期間，這句話被發(fā)揮得淋漓盡致。新的朋友可能會(huì)給你帶來(lái)新的希望和新的貿(mào)易合作機(jī)會(huì)，所以有必要進(jìn)行感情投資，設(shè)法款待或有所表示非常自然；老朋友一直為你開(kāi)啟勝利之門(mén)，交情深厚，展覽相逢，把盞共飲，合情合理。要是能安排官方接觸，疏通外交關(guān)系，更是求之不得之幸事，一定要把握機(jī)遇，創(chuàng)造性運(yùn)用。加之博覽會(huì)有時(shí)就是一座綜合服務(wù)城，吃喝玩樂(lè)應(yīng)有盡有，招待朋友無(wú)須車馬勞頓，信步博覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，就能如愿以償。這種大手筆的服務(wù)可謂獨(dú)具魅力。許多老到的參展者是有備而來(lái)，滿載而歸。即便是展覽主業(yè)有所遜色，但是結(jié)交了朋友，達(dá)到了某種政治或外交意圖，不亦樂(lè)乎？
四、促成貿(mào)易成交，吸引外部投資
展覽會(huì)的直接目的或潛在效果是促進(jìn)貿(mào)易或增加投資項(xiàng)目，這是不言而喻的。各種展覽會(huì)的名稱，如交易會(huì)、訂貨會(huì)、貿(mào)易洽談會(huì)、投資項(xiàng)目洽談會(huì)等直言不諱，其直接目的就在于現(xiàn)場(chǎng)成交、洽談?dòng)嗀?、簽訂投資合同等，毋庸置疑。而像博覽會(huì)、展覽會(huì)、交流會(huì)等名稱則比較含蓄，不是急功近利，而是志在長(zhǎng)遠(yuǎn)，先展示成果，樹(shù)立形象，以后達(dá)到促進(jìn)貿(mào)易、合作投資的目標(biāo)。重點(diǎn)不同，各有側(cè)重，殊途同歸。
世界展覽事業(yè)在漫長(zhǎng)的發(fā)展進(jìn)程中，逐步形成了自己的組織系統(tǒng)。目前，國(guó)際展覽界有兩大派系組織。一是國(guó)際展覽局，二是國(guó)際展覽聯(lián)盟。這兩個(gè)組織的總部雖然都設(shè)在法國(guó)巴黎，但在機(jī)構(gòu)形式和工作重點(diǎn)上都有所不同甚至相差甚遠(yuǎn)，不過(guò)目的有著異曲同工之處，都在為促進(jìn)國(guó)際之間的經(jīng)濟(jì)交流、貿(mào)易往來(lái)而奔波努力，不懈工作。
五、拉動(dòng)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，彰顯人類文明進(jìn)步
在充分發(fā)揮上述四項(xiàng)作用和功能的基礎(chǔ)上，展覽的第五項(xiàng)功能是綜合性的，就是拉動(dòng)舉辦地整體經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，彰顯并推進(jìn)人類文明進(jìn)步。
在現(xiàn)實(shí)中，展覽會(huì)作為一種特殊的宣傳載體、流通媒介，依然在切實(shí)具體地為企業(yè)、公司乃至政府部門(mén)提供著多方位、多層次、多領(lǐng)域的服務(wù)。這就是許多國(guó)家看好世博會(huì)并不遺余力爭(zhēng)辦世博會(huì)的原因，也是許多城市、地區(qū)盡力去籌辦和組織綜合、專業(yè)性貿(mào)易展覽會(huì)，使得展覽事業(yè)持續(xù)不斷并蓬勃發(fā)展的關(guān)鍵所在。
