會展作為一種涉及多個(gè)行業(yè)的綜合性大型活動(dòng)，不管是策劃、籌備、營銷還是開幕，無不要求在時(shí)間安排上有高度的協(xié)調(diào)性和適應(yīng)性。不管會展活動(dòng)的哪個(gè)組織環(huán)節(jié)在時(shí)間安排上出現(xiàn)混亂，這個(gè)會展的整體組織籌備進(jìn)度必定會受到很大的影響。要使會展成功舉辦，辦展機(jī)構(gòu)一定要對會展的招展、招商、宣傳推廣、籌展和撤展等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的時(shí)間管理，并在會展整體進(jìn)度上進(jìn)行統(tǒng)籌，否則，會展的籌備工作就會在時(shí)間進(jìn)度上出現(xiàn)不協(xié)調(diào)，會展的如期舉行就會受到影響。
在籌劃和籌備會展時(shí)，在時(shí)間進(jìn)度上對會展的各項(xiàng)工作進(jìn)行合理的安排，是成功策劃和舉辦會展的前提條件之一。會展策劃和籌備工作涉及方方面面。在策劃會展時(shí)應(yīng)對會展各籌備工作在時(shí)間進(jìn)度上進(jìn)行合理安排，并在具體執(zhí)行時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的時(shí)間管理，會展的各項(xiàng)籌備工作才能按要求齊頭并進(jìn)，會展才能按預(yù)定的時(shí)間如期舉行。
一、會展時(shí)間管理的意義
隨著IT技術(shù)的飛速發(fā)展和信息社會的來臨，信息技術(shù)在會展業(yè)的廣泛使用使世界會展業(yè)的運(yùn)作方式發(fā)生了重大變革，時(shí)間已經(jīng)和成本、規(guī)模與品質(zhì)一樣，成為影響展覽成功運(yùn)營的基本要素。越來越多的展覽已經(jīng)意識到，對市場變化和競爭形勢所作出的快速反應(yīng)、對客戶需求作出迅速反應(yīng)已經(jīng)成為展覽獲取競爭優(yōu)勢的重要手段，現(xiàn)代會展業(yè)的競爭已經(jīng)越來越成為基于時(shí)間要素的市場競爭。因此，對會展進(jìn)行有效的時(shí)間管理，已經(jīng)被越來越多的辦展機(jī)構(gòu)所重視。
所謂時(shí)間管理，是指企業(yè)將時(shí)間看成是市場、客戶、質(zhì)量與成本等一樣重要的企業(yè)成功運(yùn)營的基本要素，在安排各項(xiàng)工作時(shí)充分考慮時(shí)間方面的需要及它們彼此在時(shí)間上的協(xié)調(diào)性，以時(shí)間為基礎(chǔ)形成快速反應(yīng)和協(xié)調(diào)能力，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理工作的全面展開。時(shí)間管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，隨著市場變化的日益復(fù)雜和競爭的日益激烈，現(xiàn)代企業(yè)越來越重視對企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行有效的時(shí)間管理。
會展時(shí)間管理是企業(yè)經(jīng)營時(shí)間管理在會展業(yè)的具體應(yīng)用，它是指辦展機(jī)構(gòu)對會展的各項(xiàng)工作在時(shí)間上進(jìn)行通盤考慮，對會展的招展、招商、宣傳推廣、籌展撤展及展覽服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)在時(shí)間及工作進(jìn)度上進(jìn)行統(tǒng)籌安排，使各項(xiàng)工作在時(shí)間安排和進(jìn)度上彼此協(xié)調(diào)，符合會展整體籌備和組織工作的需要，在時(shí)間上保證會展最終如期舉行。對會展進(jìn)行有效的時(shí)間管理是現(xiàn)代會展業(yè)發(fā)展的必然要求，也是保證會展成功舉辦的重要條件之一。
時(shí)間協(xié)調(diào)是根據(jù)大型活動(dòng)的組織目標(biāo)按照時(shí)間線索（活動(dòng)日程安排）對活動(dòng)組織的各種要素進(jìn)行合理調(diào)度與配置，以保證大型活動(dòng)的各項(xiàng)組織活動(dòng)如期完成。
二、制定活動(dòng)日程表
預(yù)留充分的準(zhǔn)備時(shí)間是制定切實(shí)可行的活動(dòng)日程表的基本保障。組織一個(gè)成功的大型活動(dòng)往往需要幾個(gè)月甚至幾年的時(shí)間。大型活動(dòng)組織所需時(shí)間因活動(dòng)類型不同而有較大差異。在活動(dòng)日程安排上應(yīng)注意以下幾個(gè)問題。
〖1〗〖2〗第二章展覽項(xiàng)目評估與選擇〖〗〖5〗〖1〗〖2〗〖5〗〖1〗〖3〗〖4〗現(xiàn)代會展操作實(shí)務(wù)與案例〖5〗〖1〗（1）首先分析工作時(shí)間，然后確定活動(dòng)舉辦日期。很多大型活動(dòng)組織者都是先確定大型活動(dòng)的舉辦日期，然后才意識到有太多籌備工作需要做。這時(shí)，他們不得不把每項(xiàng)工作所需時(shí)間縮到最短，制定出一個(gè)十分緊張的日程表。這樣的日程表一般很難執(zhí)行。有時(shí)候，由于外界因素，組織者被迫接受一個(gè)十分倉促的日程表。在此情況下，只能根據(jù)現(xiàn)有時(shí)間簡化大型活動(dòng)的各項(xiàng)內(nèi)容。
（2）個(gè)人的能力是有限的，因此，必須依靠團(tuán)隊(duì)的集體能力來完成大型活動(dòng)的組織工作。首先，應(yīng)組織若干個(gè)由25人參加的小組，在各個(gè)小組中開展頭腦風(fēng)暴式討論會，討論組織某項(xiàng)大型活動(dòng)的各項(xiàng)工作。其次，把各個(gè)小組的討論結(jié)果進(jìn)行對比匯總。第三，將各項(xiàng)工作進(jìn)一步分解，并確保不使任何環(huán)節(jié)遺漏，據(jù)此確定行動(dòng)步驟。第四，將每項(xiàng)工作及其分解內(nèi)容、行動(dòng)步驟寫在一個(gè)單獨(dú)的工作任務(wù)卡上。第五，把所有工作任務(wù)卡按照行動(dòng)順序張貼到大型公告欄上。
（3）在進(jìn)行工作時(shí)間分析時(shí)，要充分預(yù)計(jì)各項(xiàng)工作所需時(shí)間，并寫在工作任務(wù)卡上。須注明各項(xiàng)工作由一人單獨(dú)還是多人合作承擔(dān)，比如，起草一份邀請函一個(gè)人在預(yù)計(jì)時(shí)間可以單獨(dú)完成，但要布置一個(gè)會場就需要若干人合作才能在預(yù)計(jì)時(shí)間內(nèi)完成。
（4）在時(shí)間安排上應(yīng)適當(dāng)“留有余地”。一般認(rèn)為應(yīng)該按預(yù)計(jì)時(shí)間的120%安排工作時(shí)間，即預(yù)留20%的工作時(shí)間。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提前完成某項(xiàng)工作，不會給大型活動(dòng)組織帶來太大的影響，但是如果不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成某項(xiàng)任務(wù)，則必然會影響活動(dòng)的順利進(jìn)行。
（5）有些工作相對獨(dú)立，有些工作則彼此關(guān)聯(lián)。對于相互關(guān)聯(lián)的工作必須明確其先后順序，并使先期工作的組織者了解其工作對后續(xù)工作的影響。比如，展品運(yùn)輸與展品布置、日程安排與新聞發(fā)布、名人名單的確定與名人邀請函的寄發(fā)等。
（6）將日程表張貼在公告欄，為每一位相關(guān)人員提供便于攜帶的日程表復(fù)印件。為了使參與者隨時(shí)了解活動(dòng)組織取得的進(jìn)展與發(fā)現(xiàn)的問題，可以利用活動(dòng)掛圖、工作簡報(bào)或黑板報(bào)等形式制作動(dòng)態(tài)日程表。按星期分為若干欄，在各欄內(nèi)，由上到下列出重要工作，如宣傳、印刷、娛樂活動(dòng)、食品、門票銷售等，應(yīng)特別注明在本星期內(nèi)必須開始和必須完成的工作。
（7）鼓勵(lì)參與者根據(jù)個(gè)人的工作計(jì)劃事先約好工作時(shí)間，并為每位工作參與者提供一份日程表的縮印件，用特殊顏色標(biāo)識該工作人員所應(yīng)參與的工作，用另一種顏色標(biāo)識該工作人員如不能按時(shí)完成其工作會影響到的后續(xù)工作。一旦修改日程表，應(yīng)為每位工作參與者提供新的復(fù)印件，并注明新日程表的印制時(shí)間，從而保證所有參與者按照同一日程表工作。
（8）確定關(guān)鍵工作的最后期限。對于關(guān)系到大型活動(dòng)組織成敗的關(guān)鍵工作，應(yīng)確定其最后完成期限，如果這些關(guān)鍵工作未能按期完成，必須果斷取消大型活動(dòng)。但取消一項(xiàng)大型活動(dòng)必然會給活動(dòng)委托方和承辦方帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失和負(fù)面的社會影響，比如毀約賠償和信譽(yù)降低等。為了避免因關(guān)鍵工作的失敗而導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)和社會影響方面的重大損失，應(yīng)事先對關(guān)鍵工作做出備選方案，一旦該項(xiàng)工作受阻或未完成，立即啟動(dòng)備選方案。
（9）檢查工作進(jìn)度，防止因工作缺乏經(jīng)驗(yàn)拖延而使大型活動(dòng)的組織陷入被動(dòng)。首先確定工作的起訖日期，并設(shè)定工作期間的階段性指標(biāo)。根據(jù)既定指標(biāo)檢查各階段工作進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，以保證該項(xiàng)工作在最后期限以前得以完成。
（10）每一項(xiàng)關(guān)鍵工作都必須指定專人負(fù)責(zé)，盡量避免把工作的責(zé)任給予多人組成的委員會，后一種情況可能會導(dǎo)致眾人旁觀，無人負(fù)責(zé)。關(guān)鍵工作的責(zé)任人不僅要有履行責(zé)任的能力，還應(yīng)擁有相應(yīng)的權(quán)力，否則負(fù)責(zé)只是一句空話。
（11）活動(dòng)結(jié)束后，往往還有大量的后續(xù)工作要做，在活動(dòng)組織中功虧一簣的事例并不少見。由于勞累一天的工作人員需要適當(dāng)休息，所以一般要提前安排一些后備人員進(jìn)行后續(xù)工作。這些工作包括：清潔場地、清理賬目、歸還租用物品和設(shè)備、給捐助人寄發(fā)收據(jù)和感謝信、答謝志愿者和支持者、對活動(dòng)進(jìn)行評估并寫出評估報(bào)告等。
（12）在活動(dòng)的組織過程中，會不可避免地出現(xiàn)一些疏漏或緊急情況。設(shè)立應(yīng)急小組，并賦予他們處理各種緊急事務(wù)的權(quán)力，使活動(dòng)參與者和參加者無論何時(shí)遇到何事，都能通過應(yīng)急小組得到及時(shí)解決。
（13）對提前完成工作和節(jié)約開支的人員予以獎(jiǎng)勵(lì)。對先進(jìn)的獎(jiǎng)勵(lì)有助于調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)的積極性，比如，對第一個(gè)完成售票任務(wù)或?qū)Φ谝粋€(gè)完成散發(fā)宣傳的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，將激勵(lì)其他人員更努力地工作。
三、活動(dòng)日程的組織協(xié)調(diào)
1.活動(dòng)開幕前1年以上
設(shè)立組委會，任命組委會主任和活動(dòng)總指揮。宣布活動(dòng)名稱、日期和主題。根據(jù)主題設(shè)計(jì)活動(dòng)標(biāo)識系統(tǒng)，建立與潛在表演團(tuán)體和主講人的聯(lián)系。對可選場館與設(shè)施進(jìn)行考察，選擇并確認(rèn)場館，預(yù)付場館定金和其他需預(yù)先支付的費(fèi)用。受理表演團(tuán)體、參展商的申請。根據(jù)現(xiàn)有資源制訂活動(dòng)組織計(jì)劃。
2.計(jì)劃開幕前12個(gè)月
組委會執(zhí)行每月例會制，根據(jù)組織工作的需要設(shè)立專門委員會。開始招募游行者、表演團(tuán)體和個(gè)體表演藝術(shù)家。與公安、交通等政府機(jī)構(gòu)建立聯(lián)系。確定定點(diǎn)飯店和家庭住所，制定免費(fèi)住宿名額和付費(fèi)住宿標(biāo)準(zhǔn)。
3.活動(dòng)開幕前6個(gè)月
組委會與活動(dòng)總指揮定期會面。開始起草活動(dòng)日程表和節(jié)目單草案，繪制活動(dòng)主場館示意圖。辦理舉辦活動(dòng)的各種許可證、執(zhí)照和簽證等申請。正式邀請表演團(tuán)體、研討會主講人，并要求表演團(tuán)體和研討會主講人提供簡歷、照片及節(jié)目或研討會梗概。選擇餐飲供應(yīng)商，談判并簽訂餐飲供應(yīng)合同，設(shè)計(jì)菜單。與學(xué)校等機(jī)構(gòu)聯(lián)系，尋求翻譯支持。定期發(fā)布有關(guān)活動(dòng)的新聞消息。
4.活動(dòng)開幕前3個(gè)月
設(shè)計(jì)座位示意圖草案，設(shè)計(jì)員工工作日程表草案，設(shè)計(jì)登記區(qū)示意圖草案。進(jìn)行國內(nèi)外賓客運(yùn)輸安排，確認(rèn)客運(yùn)安排。制作活動(dòng)日程表和節(jié)目單，印制宣傳品。再次確認(rèn)表演團(tuán)體并簽署演出合同或協(xié)議，與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)單位和公司簽訂合同，與劇院經(jīng)理協(xié)調(diào)并預(yù)訂化妝室。印制并郵寄邀請信。確認(rèn)翻譯人員，向志愿者提供舞臺和場地示意圖，受理志愿者預(yù)約工作時(shí)間。完成場地和菜單設(shè)計(jì)，完成住宿和交通計(jì)劃，分配展覽場地和會議室。
5.活動(dòng)開幕前2個(gè)月
批準(zhǔn)預(yù)算；列出贊助商和捐助者名單；設(shè)計(jì)展示櫥窗和現(xiàn)場橫幅；確定最終活動(dòng)日程；向表演團(tuán)體提供有關(guān)信息。
6.活動(dòng)開幕前1個(gè)月
組織場地視察團(tuán)；組織當(dāng)?shù)刂髦v人現(xiàn)場演示；制作各種標(biāo)記和圖示；裝填、檢查禮品袋；印制并分發(fā)內(nèi)部使用的工作日程表；送印翻譯稿件、活動(dòng)日程表和示意圖。
7.活動(dòng)開幕前2周
印制并分發(fā)場地和座位示意圖；檢查住宿設(shè)施；確認(rèn)排練時(shí)間。
8.活動(dòng)開幕前1周
停止接受預(yù)訂，確定預(yù)訂名單；設(shè)計(jì)桌椅安排方案；將最后確定的用餐與住宿人數(shù)通知食宿合同單位和相關(guān)部門；確定媒體記者名單；為記者提供記者名牌、參考資料和入場券；印制嘉賓名牌；預(yù)訂食品；借用或租用廚房設(shè)備和餐具；為餐飲供應(yīng)商提供菜單；準(zhǔn)備獎(jiǎng)品。
9.活動(dòng)開幕前1天
根據(jù)檢查清單核對所需物品，將物品運(yùn)輸?shù)交顒?dòng)場地。購買冷凍食品。再次核實(shí)嘉賓人數(shù)。對重點(diǎn)場地補(bǔ)充布置；領(lǐng)取鑰匙；集合車輛；確認(rèn)定點(diǎn)加油站。
10.開幕當(dāng)天
布置指路標(biāo)牌；準(zhǔn)備找零現(xiàn)金；現(xiàn)場制作食品；向登記處提供發(fā)言人名單；落實(shí)為表演者提供的冷飲與小吃；開始受理登記注冊?；顒?dòng)正式開始，開始當(dāng)日活動(dòng)。問候媒體記者，非正式采訪；拍照留念；開放記者室，提供宣傳材料和冷飲、小吃；當(dāng)日活動(dòng)結(jié)束。登記注冊結(jié)束。結(jié)賬并將當(dāng)日收款存入銀行。清潔廚房和其他場地，為第二天活動(dòng)進(jìn)行布置。整理包裝各種物品，全面清場；檢查有無遺留物品；關(guān)燈，鎖門。
11.活動(dòng)結(jié)束后1天
清潔并歸還所有借用物品。起草評估草案。去除所有戶外標(biāo)識物和招貼畫。
12.活動(dòng)結(jié)束后24周
組委會與各專門委員會共同進(jìn)行評估；完成所有預(yù)算工作；計(jì)算經(jīng)營利潤或虧損；完成財(cái)務(wù)工作；完成評估技術(shù)工作，撰寫活動(dòng)總結(jié)報(bào)告；向組委會和有關(guān)單位呈交報(bào)告。
